Les bouleversements des modes de travail avec le « hot desking »

Alors que les règles de retour au bureau ne cessent de changer en raison d’inquiétudes persistantes liées à la COVID, les entreprises réinventent le bureau pour mieux répondre aux directives de santé publique et aux attentes des employés. Le « hot desking » fait partie des évolutions actuelles.

Qu’est-ce que le « hot desking » ? Pour faire simple, le « hot desking » désigne des espaces de travail non attitrés ; les employés disposent d’un bureau ou d’un espace différent chaque fois qu’ils se rendent sur leur lieu de travail. Dans cette configuration, les technologies de bureau intelligent deviennent essentielles : les logiciels d’utilisation de l’espace et les outils de collaboration, par exemple, jouent un rôle clé dans la mise en place de ce nouveau mode de travail. Dans cet article, nous vous présentons les solutions de « hot desking » les plus intéressantes pour les bureaux hybrides, mais aussi comment les consignes automatisées peuvent faciliter cette transition.

Le bureau hybride est-il en passe de devenir une norme ?

Comme l’explique Brent Hyder, président et DRH de Salesforce¹ : « La pandémie n’est pas terminée. Elle devient endémique. Les dates de retour au bureau ne servent, selon moi, à rien. Elles ne veulent rien dire. Nous devons trouver des moyens de nous réunir en toute sécurité. »

Qu’il s’agisse de recourir à un logiciel de réservation de bureau ou d’autoriser le coworking et d’offrir la possibilité de travailler depuis n’importe quel poste ou salle, de nombreuses entreprises favorisent la flexibilité dans l’aménagement de leurs bureaux. Le travail hybride est en train de s’imposer comme la nouvelle norme, notamment dans les entreprises qui nécessitent beaucoup de collaboration, de solidarité ou de créativité. En France, selon une étude de Deskeo¹, 55% des entreprises songent à mettre en place une stratégie de « hot desking » à court terme.

13 incontournables du « hot desking »

Avec des employés en télétravail et au bureau, les équipements de « hot desking » deviennent de plus en plus indispensables. Si vous êtes employeur et souhaitez adopter le « hot desking » ou d’autres modalités de travail hybride, voici 13 équipements vous permettant de moderniser votre environnement de bureau.

1. Les logiciels et applications de planification

Les logiciels de « hot desking » sont essentiels pour gérer qui est présent au bureau et quand. Ils permettent aux employés de réserver facilement un bureau et de savoir qui est présent dans les locaux. De nombreuses plateformes de réservation de bureau proposent une intégration avec les logiciels d’entreprise, tels que Google Workplace, Microsoft Exchange/Outlook, Jira, Slack et/ou Microsoft Teams.

2. La planification des salles de réunion

De la même manière, en l’absence d’espaces attitrés, les employés qui souhaitent se réunir en personne doivent s’assurer de disposer de l’espace nécessaire. Avoir la possibilité de réserver une salle de réunion permet de limiter les conflits de planning.

3. Les consignes intelligentes

Parmi les autres types de technologies de bureau innovantes, on trouve les consignes électroniques intelligentes. En l’absence de bureaux attitrés, il est nécessaire de conserver en toute sécurité les documents, badges, ordinateurs portables et autres ressources physiques de chaque collaborateur. Un système de consigne colis intelligente permet aux employés de récupérer leurs effets personnels ou d’autres choses en moins de 10 secondes en saisissant un code d’accès unique ou en scannant un code-barres sur leur téléphone portable.

« Tout le monde veut rester maître de ses effets personnels, explique Jeffrey Gay, architecte et designer chez MOI². Or, la convergence entre bureau ouvert et lieu de travail hybride fait qu’on ne sait pas toujours qui se trouve dans les locaux. Il faut donc veiller à mettre vos affaires en lieu sûr. ».

D’autre part, les consignes intelligentes ont vocation à fluidifier l’ensemble des échanges entre les services sans se soucier des jours de présence de chacun : partage sécurisé de dossiers et documents confidentiels ou sensibles, parapheurs pour signature, contrats, recommandés, remise de matériel informatique, mise à disposition de commandes de e-conciergerie : fournitures, paniers bios, café, clés de voitures…

4. Le mobilier flexible

Le « hot desking » s’accompagne de toute une gamme de mobilier roulant : bureaux, armoires de rangement et chaises. Idéalement, ces éléments de mobilier flexible doivent répondre aux besoins d’ergonomie et offrir la possibilité de travailler debout ou assis. Armés de tels aménagements et d’un tel mobilier, les lieux de travail flexibles ont notamment pour vocation de faciliter le retour des employés au bureau.

5. L’infrastructure informatique et technologique

Bien entendu, tout environnement de bureau a besoin d’une bonne connexion Wi-Fi. Cependant, pour passer à un mode de travail nomade, les employés ont également besoin de prises de courant et de stations d’accueil facilement accessibles. Cette nécessité peut encourager les employeurs à aménager des espaces de travail plus flexibles.

6. Les données sur l’utilisation de l’espace

Les dirigeants ont également désormais besoin de données fiables sur l’utilisation de l’espace (pics d’inoccupation, utilisation des salles et espaces de travail inutilisés) afin de prendre des décisions stratégiques pour chaque espace de travail partagé. Les données des capteurs IoT qui sont intégrées à des plateformes logicielles tierces sont essentielles. Disposer de données en temps réel permet d’éviter les approximations et fournit aux équipes des services généraux, une source d’informations précises en temps réel.

7. Les postes sanitaires

Les bureaux intelligents actuels prévoient un poste sanitaire dès l’entrée – soit un lavabo pour se laver les mains, soit une borne de désinfection. Les bureaux sont également plus espacés afin de réduire le risque de transmission de maladies.

8. Le matériel de bureau

Même si un employé apporte ou accède à son propre ordinateur, il aura également besoin de disposer d’un poste de travail partagé de qualité, avec un écran, une souris et un clavier performants. Il peut également avoir besoin d’un casque, de lumière, d’une webcam et de haut-parleurs.

9. La modernisation des visioconférences

Parmi les choses qui doivent changer, l’écran unique habituellement utilisé lors des visioconférences pour afficher les différents télétravailleurs est un excellent exemple. Les spécialistes américains préconisent de consacrer désormais un écran pour chaque participant virtuel afin que chacun reçoive la même importance et le même respect que les employés physiquement présents dans la salle³. L’ajout de microphones et d’éclairage et la modification de la configuration typique des salles de conférence permettent aux participants virtuels de mieux collaborer. Microsoft réorganise par exemple ses salles de conférence et améliore l’expérience des travailleurs hybrides en installant des caméras à hauteur des yeux ainsi que des écrans muraux géants.

10. Les salles d’appel

Lorsque les employés sont au bureau, ils doivent pouvoir avoir des conversations privées et discrètes, idéalement à l’écart du bureau qui leur a été attribué et sans déranger les autres. « L’acoustique va devenir le prochain mot à la mode », annonce Holly Williamson, responsable régionale du design au cabinet d’architectes Nelson Worldwide⁴. Crowe UK, par exemple, a conçu un nouveau bureau hybride qui comporte non seulement un espace de bureau flexible mais aussi des salles dédiées aux appels téléphoniques.

11. Des espaces de détente

Lorsque Deloitte a emménagé dans son nouveau bâtiment futuriste et écologique à Amsterdam (The Edge), le cabinet a mis en place un système de « hot desking » inédit. Selon Ron Bakker, partenaire de PLP Architecture, « un quart de ce bâtiment n’est pas aménagé en bureau, mais en lieu de rencontre⁵ ». L’aménagement d’espaces avec du mobilier flexible favorise les contacts et la collaboration entre les employés.

12. Des plantes

Facilement négligés, les éléments naturels tels que les plantes apportent une touche d’extérieur à l’intérieur, insufflant calme et créativité à l’environnement de travail.

13. Rangements et porte-manteaux

Là encore, en l’absence d’espaces de travail attitrés, les employés ont tendance à entreposer toutes sortes d’effets personnels sous leur bureau ou sur le dossier de leur chaise – manteaux, vestes, sacs de sport, etc. Afin que le lieu de travail reste propre et organisé, prévoyez d’installer des placards et/ou des porte-manteaux que les employés peuvent utiliser pour déposer leurs affaires à leur arrivée au bureau.

Sur les lieux de travail, la tendance est clairement au « hot desking » et au travail hybride. Pour une transition réussie, il est nécessaire de mettre en œuvre de nouvelles ressources matérielles, de nouveaux logiciels et de nouvelles pratiques qui améliorent l’expérience des employés et stimulent leur productivité tout en favorisant leur sécurité.

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