Pourquoi opter pour des espaces de bureau flexibles ?

Si le bureau traditionnel peut séduire les employeurs avec ses emplacements permanents et attitrés, les espaces de bureau flexibles permettent aux employés de choisir les zones du bureau qui répondent le mieux à leurs besoins. Il est également simple de les réorganiser pour s’adapter à différentes équipes ou à l’évolution des objectifs métier. En somme, les espaces de travail flexibles visent à proposer aux employés différents lieux et façons de travailler.

Vous voulez savoir si un espace de travail flexible conviendrait à votre entreprise ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ses avantages et obtenir des conseils pour améliorer la flexibilité de vos locaux.

Quels sont les avantages du travail flexible ?

Avec un espace de bureau flexible les employés gagnent en productivité car ils ont accès aux ressources et aux espaces partagés nécessaires à leur travail. Ils peuvent atteindre leurs objectifs plus facilement lorsque l’entreprise propose des aménagements confortables et attrayants qui encouragent la créativité et évoluent à leur rythme.

De plus, un espace de bureau flexible peut aider les entreprises à réduire leurs frais généraux. En effet, comme le télétravail total ou partiel s’est beaucoup développé, les entreprises n’ont pas besoin de mettre à disposition autant d’espace individualisé qu’auparavant.

Depuis la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises qui insistent pour que leurs employés travaillent au bureau ont du mal à persuader de nouveaux talents de les rejoindre. Au contraire, les entreprises qui proposent à leurs employés de travailler à domicile au moins plusieurs jours par semaine, réussissent mieux à recruter et à fidéliser leurs meilleurs collaborateurs.

Rendre plus ouvert un espace de travail

La création d’un espace de coworking ouvert qui permet à de nombreux employés de travailler dans la même pièce et la préservation de zones privatives pour bénéficier d’un peu de calme lorsque cela est nécessaire constituent les principaux objectifs de la mise en place d’un bureau flexible.

Voici comment les entreprises peuvent créer des espaces pour le travail flexible :

• Espaces ouverts pour plus de collaboration : un espace ouvert, sans murs ni bureaux privés, est une des bases de l’espace de travail flexible, car il encourage la communication et la collaboration entre les employés de divers services.
• Zones calmes : l’effet indésirable des espaces de travail flexibles et des bureaux ouverts est l’augmentation du bruit ambiant. Par conséquent, les entreprises doivent désigner des zones calmes (espaces de bureaux privés, par exemple) pour permettre aux employés de se concentrer sur leur travail sans être interrompus, comme un coin calme d’une pièce ou un bureau fermé où les employés peuvent se retirer lorsqu’ils veulent terminer un projet ou passer un appel téléphonique.
• Postes de travail adaptables : le confort est crucial pour le hot desking (c’est-à-dire attribuer des bureaux aux employés par rotation ou lorsque le besoin s’en fait sentir, plutôt que d’attribuer un bureau spécifique à un employé donné). Un espace de travail flexible comprend souvent différents styles de postes de travail et de matériel de hot desking, tels que des bureaux assis-debout, à hauteur réglable, dans les zones communes pour encourager les employés à se déplacer. Les entreprises peuvent également intégrer des coins détente avec des fauteuils confortables, des canapés et un éclairage naturel afin de créer des espaces accueillants où les gens auront envie de travailler.
• Stations d’accueil : les stations d’accueil universelles sont également importantes pour les espaces de bureau flexibles et les postes de travail partagés, car elles permettent aux personnes de brancher leurs appareils à n’importe quel poste de travail, indépendamment de la marque de leur matériel.

Autres outils pour vous aider à créer un espace de bureau flexible

En plus des postes de travail adaptables, il peut être intéressant d’installer des meubles qui peuvent supporter plusieurs configurations, tels que les tables pliables qui s’emboîtent pour les réunions. L’aménagement du bureau flexible ainsi que le mobilier peuvent permettre aux entreprises de réaliser des économies puisqu’elles peuvent réutiliser la plupart des équipements pour s’adapter à leur croissance évoluer avec leur dynamique conjoncturelle.

Les employés qui sont affectés à des bureaux spécifiques conservent généralement leur matériel personnel et professionnel sur leur bureau. Mais comment les entreprises qui ont choisi de mettre en place des espaces de travail flexibles peuvent sécuriser la conservation des effets personnels des collaborateurs tels que ordinateurs, stylos, cahiers ou autres objets et les rendre accessibles quel que soit le moment ?

Pour simplifier la vie des employés dans un espace de travail partagé flexible, les entreprises peuvent envisager d’installer des systèmes de consignes électroniques intelligentes qui sauront s’adapter à l’évolution de l’environnement professionnel. Sans bureaux ni box assignés de façon permanente dans un espace de travail flexible, les entreprises doivent, quoi qu’il en soit, disposer d’un moyen de conserver les objets personnels de chaque employé en toute sécurité entre les services.

La consigne intelligente présente un autre avantage, celui de servir aux multiples livraisons de colis qui peuvent être orientées vers le lieu de travail. Les employés reçoivent des notifications de livraison et peuvent récupérer leurs colis sans contact, à leur convenance, dans ces consignes. De plus, les collaborateurs des services généraux peuvent savoir facilement quelles consignes sont utilisées et à quel moment, afin de maximiser l’efficacité du taux d’occupation.

D’autre part, les consignes intelligentes fluidifient les échanges entre les services sans tenir compte des jours de présence de chacun : partage sécurisé de dossiers et documents confidentiels ou sensibles, parapheurs pour signature, contrats, recommandés, remise de matériel informatique, mise à disposition de commandes de e-conciergerie : fournitures, paniers bios, café, clés de voitures…

Un espace de bureau et une organisation du travail flexible offre de nombreux avantages à une entreprise et à ses employés. Il permet d’accroitre la productivité des employés, d’améliorer la satisfaction au travail et de renforcer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des éléments qui, en retour, améliorent les performances de l’entreprise.

Pour en savoir plus, découvrez ce que les consignes colis peuvent apporter à votre entreprise.