Les consignes colis – quels problèmes résolvent-elles ?

Les entreprises traitent un volume croissant de colis livraison et leur traitement présente un certain nombre de défis. En s’en tenant à des processus établis, en grande partie manuels, les pressions ne peuvent qu’augmenter, de même que la frustration de toutes les personnes concernées, qu’il s’agisse des équipes de la direction des installations, des employés des bureaux de poste ou des destinataires des colis.

L’augmentation des volumes de colis n’est pas la seule à poser des problèmes : alors qu’il était possible d’organiser le temps du personnel en fonction d’horaires prévisibles après la livraison, les schémas de travail sont désormais perturbés par les livraisons à tout moment. En outre, la nouvelle réalité des lieux de travail hybrides et des bureaux flexibles rend plus difficile la remise physique des biens, tels que les colis, les équipements informatiques de grande valeur ou les documents confidentiels.

9 défis de la direction des parcelles Les entreprises sont donc confrontées à toute une série de problèmes liés à la direction des colis, notamment :

1. Les ressources – la prise en charge des envois et leur livraison en toute sécurité aux destinataires prennent du temps. De plus, les périodes de pointe saisonnières, telles que Noël, peuvent générer encore plus de livraisons à un moment où le bureau de poste peut avoir moins de personnel en raison des congés annuels.
2. Contact personnel – la réception, le stockage et la distribution manuels des colis nécessitent de multiples points de contact physiques entre les coursiers, les équipes des installations, le personnel de la salle de courrier et les destinataires.
3. Disponibilité – la recherche des destinataires peut s’avérer délicate, d’autant plus que de nombreuses personnes travaillent hors site, de manière flexible entre leur domicile et le bureau, ou en hot-desking lorsqu’elles viennent, ce qui rend difficile la localisation de l’endroit où elles se trouvent. Il peut être nécessaire d’effectuer plusieurs tentatives de livraison, ce qui représente une perte de temps pour le personnel.
4. Stockage – Rapidement, les livraisons s’accumulent dans le local postal. Et ce, à une époque où la tendance est à la réduction de l’espace de bureau pour faire des économies.
5. Sécurité – il existe une réglementation stricte en matière de confidentialité et de protection des données, de sorte que les processus de post-production doivent éviter que les livraisons ne se retrouvent entre les mains des mauvaises personnes.
6. Inefficacité – les entreprises s’efforcent de faire plus avec moins et investissent dans la technologie pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts. L’augmentation du personnel pour traiter les volumes croissants de colis n’est pas compatible avec cette tendance.
7. Opportunités manquées – une livraison tardive peut se traduire par des opportunités commerciales manquées. De plus, le temps passé par le personnel à régler les problèmes de livraison des colis pourrait être mieux utilisé ailleurs.
8. Coût de l’échec – le contenu des colis perdus peut devoir être remplacé, ce qui représente un coût. De plus, le temps perdu par le personnel en raison de tentatives de livraison infructueuses et d’un processus manuel inefficace et à forte intensité de main-d’œuvre représente un coût pour l’entreprise.
9. Traçabilité – tous ces problèmes peuvent donner au personnel des bureaux de poste un sentiment de vulnérabilité, alors que la numérisation de certains aspects du processus pourrait les protéger grâce à des enregistrements traçables sur Digital, au lieu de s’appuyer sur des processus papier sujets aux erreurs.

Comment les consignes colis automatiques peuvent-elles vous aider ?

À mesure que l’environnement de travail devient plus flexible, il est nécessaire d’avoir un moyen efficace de gérer les colis et les transferts entre différents bureaux. Les consignes à colis connectées représentent la meilleure solution, dans le cadre d’une transition vers des processus électroniques et traçables, pour atténuer les frustrations et accroître la productivité.

Les consignes colis automatiques permettent de gérer plus efficacement les colis entrants tout en améliorant les mesures de sécurité, le tout dans le contexte d’un personnel de plus en plus mobile.

Une fois mises en place, celles-ci jouent le rôle d’un véritable centre de distribution stratégique permettant d’acheminer facilement des objets liés à l’entreprise qu’il s’agisse d’équipement informatique coûteux, de documents essentiels ou d’articles de maintenance – tout en réduisant les contacts entre personnes.

Au lieu de rechercher une personne lors d’une livraison, l’article est placé dans des consignes de livraison sécurisés et le destinataire est averti par un courrier électronique contenant un code et un code-barres qui ouvrent le casier désigné lorsque les informations sont saisies sur l’écran tactile. C’est un système qui assure la traçabilité, libère le personnel pour d’autres tâches et est pratique pour les collaborateurs qui peuvent choisir l’heure qui leur convient pour aller chercher leurs colis.

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